FAQ & Wissen

FAQ & Wissen: Antworten für Unternehmer.

Diese FAQ sammelt die Fragen, die Geschäftsführer, Selbstständige und Vertriebsteams Google und KI-Assistenten am häufigsten stellen: zu Neukunden, KI im Vertrieb, CRM, Verträgen, Rechnungen, Marketing, Branchenlösungen, Integrationen, Datenschutz und Preisen. Jede Antwort verweist auf die passende Detailseite.

10 Themen90 AntwortenMit Links zu DetailsStand: Oktober 2026

FAQ:
90 Fragen, klare AntwortenVon Akquise bis Buchhaltung

Wofür ist diese FAQ gedacht?

Die FAQ beantwortet kurz und direkt, was Unternehmer zu Kundengewinnung, KI, CRM, Verträgen, Rechnungen, Marketing, Integrationen und Datenschutz wissen wollen. Zu jeder Antwort finden Sie einen Link auf die Seite mit allen Details. Rechtliche Themen wie die DSGVO erklärt die FAQ allgemein, ohne Rechtsberatung.

Thema 01

Neukunden gewinnen und B2B Leads generieren

Kundenakquise · Lead-Quellen · Website-Analyse · E-Mail-Akquise

Neue Firmenkunden zu finden kostet Zeit: passende Firmen recherchieren, Ansprechpartner prüfen, Websites bewerten und persönliche E-Mails schreiben. Hier finden Sie Antworten, wie Sie B2B Leads generieren und die Akquise strukturiert, rechtlich sauber und mit Ihrer Freigabe aufbauen.

Wie kann ich als kleines Unternehmen in Österreich B2B Leads generieren?

Am wirksamsten ist eine klare Zielgruppe nach Branche und Region, die Sie gezielt recherchieren und persönlich ansprechen. In Armiflow suchen Sie Firmen nach Branche und Ort oder Umkreis, reichern sie mit Social-Profilen und Ansprechpartnern an und übernehmen sie direkt ins CRM. So können Sie B2B Leads generieren, ohne Listen zu kaufen oder Daten händisch zu kopieren. Vor jeder Suche sehen Sie eine Kostenschätzung.

Welche Datenquellen eignen sich, um Firmenadressen nach Branche und Ort zu finden?

Gut geeignet sind Kartendienste und Firmenverzeichnisse mit strukturierten Daten, etwa OpenStreetMap, Google Places oder Microsoft Azure Maps. Armiflow verbindet diese Quellen mit der Google-Maps-Suche über SerpApi oder Serper sowie mit Apollo.io. Die OpenStreetMap Integration und die Google Places Integration liefern Firmenadressen direkt in Ihre Suche. Importe aus CSV oder XLSX sind ebenfalls möglich; bei Branchenverzeichnissen wird robots.txt respektiert.

Wie finde ich den richtigen Ansprechpartner und dessen E-Mail-Adresse in einer Firma?

Prüfen Sie zuerst Impressum, Teamseite und Business-Profile der Firma und ergänzen Sie fehlende Kontakte über spezialisierte Dienste. Armiflow nutzt dafür die Hunter Integration für Ansprechpartner und E-Mails sowie Apollo.io und LinkedIn als weitere Lead-Quellen. Eine persönliche Anrede setzt Armiflow nur ein, wenn der Name geprüft ist. Damit vermeiden Sie peinliche Fehler in der ersten Nachricht an einen neuen Kontakt.

Wie erkenne ich, welche Firmen eine neue Website oder bessere Sichtbarkeit brauchen?

Ein objektiver Website-Check zeigt Schwächen bei Technik, Mobilansicht, SEO, Datenschutz und Ladezeit. Das Website Analyse Tool in Armiflow bewertet jeden Bereich von 0 bis 10, inklusive SSL, Security-Header, Cookie-Tool, Impressum und GEO, also der Sichtbarkeit in KI-Suchen. Die KI formuliert die Einschätzung nur aus gemessenen Fakten. Den Bericht senden Sie als PDF oder sicheren Kunden-Link und nutzen ihn als konkreten Gesprächsanlass.

Was gehört in eine gute Akquise-E-Mail an Firmenkunden?

Eine gute Akquise-E-Mail ist kurz, persönlich und nennt einen konkreten Nutzen für genau diese Firma, etwa eine Beobachtung zur Website. Bei der E-Mail Akquise B2B mit Armiflow schreibt die KI Entwürfe in der Sprache der Firma, auf Wunsch auch aus Vorlagen oder von Hand. Sie prüfen und geben frei. Wird der Text danach geändert, fällt die Freigabe automatisch weg und muss neu erteilt werden.

Was muss ich bei Werbe-E-Mails an Unternehmen in Österreich rechtlich beachten?

In Österreich regelt § 174 TKG Werbung per E-Mail; grundsätzlich ist eine vorherige Einwilligung nötig, auch gegenüber Unternehmen, Ausnahmen sind eng. Im Zweifel lassen Sie Ihren Fall rechtlich prüfen. Armiflow unterstützt Sie mit Einwilligungen je Kanal samt Rechtsgrundlage, Abmeldelink in jeder E-Mail, Sperrliste und Behörden-Schutz. Im CRM für kleine Unternehmen sehen Sie bei jedem Kontakt, worauf Ihre Ansprache beruht.

Wann sollten Follow-up-E-Mails in einer Kampagne automatisch stoppen?

Follow-ups sollten enden, sobald der Kontakt antwortet oder einen Termin bucht, sonst wirkt die Ansprache aufdringlich. Armiflow stoppt mehrstufige Kampagnen genau in diesen Fällen automatisch. Bucht ein Interessent über Calendly oder Ihren Buchungslink, erkennt Armiflow das über das Termine buchen Tool. Zusätzlich steuern Sie Sendefenster während der Arbeitszeiten und begrenzen, wie oft ein Kontakt angeschrieben wird.

Kann ich die Kundenakquise mit KI automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren?

Ja, wenn die KI vorbereitet und ein Mensch entscheidet. Der KI Agent für Vertrieb in Armiflow sucht nach Zeitplan neue Firmen, analysiert Websites, erstellt Berichte und schreibt Entwürfe. Der Umsatz-Autopilot findet nachts Firmen über OpenStreetMap und bereitet morgens im Sendefenster E-Mails nur an Firmen vor, die noch nie angeschrieben wurden. Automatisches Senden ist standardmäßig aus und braucht eine eigene, passwortbestätigte Freigabe.

Wie vermeide ich doppelte Firmen und Kontakte in meiner Lead-Liste?

Doppelte Einträge entstehen vor allem, wenn mehrere Quellen und Importe zusammenkommen; eine automatische Prüfung beim Speichern spart viel Nacharbeit. Beim Firmen finden in Österreich führt Armiflow Dubletten automatisch zusammen und legt unklare Fälle in eine Prüf-Liste, die Sie selbst entscheiden. Das gilt auch für Importe aus CSV oder XLSX. Ist ein Lead schon Kunde, führen Sie beide Datensätze zusammen. So bleibt jede Firma nur einmal im CRM, mit allen Kontakten und Notizen.

Thema 02

KI im Vertrieb und im Büro

Armiflow AI · KI-Agenten · MCP-Server · menschliche Freigabe

Künstliche Intelligenz spart im Vertrieb und in der Verwaltung viel Zeit, wenn klar ist, was sie darf und was nicht. Diese Antworten zeigen, wie der KI Assistent für Unternehmen arbeitet, welche Modelle Sie nutzen können und wo Ihre Freigabe zählt.

Wie kann KI im Vertrieb eines kleinen Unternehmens konkret helfen?

KI übernimmt wiederkehrende Arbeit wie Recherche, Zusammenfassungen und erste Textentwürfe, damit mehr Zeit für Gespräche bleibt. Armiflow AI ist ein Chat-Assistent in der App, der im Namen des angemeldeten Nutzers mit allen Funktionen arbeitet: Firmen suchen, Berichte erstellen, E-Mails vorbereiten, Aufgaben anlegen. Mehr dazu auf der Seite KI Assistent für Unternehmen. Die KI kann zudem Bilder erstellen; das Modell wählen Sie je Aufgabe.

Was unterscheidet einen KI-Agenten von einem KI-Chat-Assistenten im Vertrieb?

Ein Chat-Assistent reagiert auf Ihre Anfrage, ein KI-Agent arbeitet geplante Abläufe selbstständig ab. In Armiflow beantwortet Armiflow AI Fragen und erledigt Aufgaben im Chat, während der KI Agent für Vertrieb täglich, wöchentlich oder monatlich sucht, analysiert, Berichte erstellt und Entwürfe schreibt, auch für mehrere Orte. Agenten haben Zeitlimits und bleiben nicht hängen. Kundenkontakt entsteht in beiden Fällen erst nach Ihrer Freigabe.

Wie verbinde ich ChatGPT oder Claude mit meinem CRM?

Der moderne Weg ist ein MCP-Server, über den KI-Tools sicher auf freigegebene Funktionen einer Software zugreifen. Armiflow bietet einen MCP Server für CRM mit Anmeldung über OAuth 2.1. Danach können Sie im KI-Chat Firmen suchen, Agenten starten, Berichte abrufen, Drive-Dateien, Social Posts und Termine nutzen. Welche Rechte ein Zugang hat, schränken Sie je Verbindung selbst ein, damit die KI nur das darf, was Sie wollen.

Kann ich in einer Business-Software meinen eigenen OpenAI-, Claude- oder Gemini-Schlüssel nutzen?

Viele Unternehmen möchten ihren eigenen KI-Vertrag nutzen, um Kosten und Modelle selbst zu steuern. In Armiflow hinterlegen Sie dafür einen eigenen Schlüssel von OpenAI, Anthropic Claude oder Google Gemini. Details zeigen die OpenAI ChatGPT Integration, die Anthropic Claude Integration und die Google Gemini Integration. Die Tokens zahlen Sie direkt beim Anbieter; in Basic verbinden Sie einen KI-Anbieter, in Pro beliebig viele.

Wie verhindere ich, dass KI-Texte falsche Zahlen oder erfundene Fakten enthalten?

Am sichersten ist es, der KI nur geprüfte Daten als Grundlage zu geben und jeden Text vor dem Versand zu lesen. Armiflow arbeitet genau so: Die KI Analyse der Website schreibt Einschätzungen nur aus gemessenen Werten, Newsletter-Texte entstehen nur aus freigegebenen Fakten, und eine persönliche Anrede gibt es nur bei geprüftem Namen. Vor dem Versand liest immer ein Mensch den Entwurf und gibt ihn frei.

Darf eine KI im Namen meiner Firma E-Mails an Kunden verschicken?

Technisch ja, sinnvoll ist aber eine menschliche Kontrolle vor dem Versand, weil Sie für jede Nachricht verantwortlich bleiben. In Armiflow geht keine Kunden-E-Mail ohne Ihre Freigabe hinaus, und die Freigabe ist an den Inhalt gebunden. Bei der E-Mail Kampagne erstellen Sie Entwürfe, prüfen und geben frei. Unklare Sendungen werden nie automatisch wiederholt; automatisches Senden ist standardmäßig ausgeschaltet.

Welche Aktionen führt ein KI-Assistent nur nach meiner Bestätigung aus?

Alles, was Kunden, Geld oder Daten dauerhaft betrifft, sollte eine KI nur nach ausdrücklicher Bestätigung ausführen. Bei Armiflow AI warten Aktionen mit Kunden, Geld, Löschen, Einstellungen oder Freigaben auf Ihre Bestätigung im Chat. Geldwirksame Aktionen bei Meta-Werbung, etwa Budget ändern oder Beiträge bewerben, verlangen zusätzlich Ihr Passwort. So bleibt der KI Vertriebsassistent ein Helfer, der vorbereitet, während Sie entscheiden.

Wie behalte ich die Kosten für KI und Google Places im Griff?

Mit einem festen Monatsrahmen und Transparenz vor jeder Nutzung. Armiflow arbeitet mit Ihren eigenen KI- und API-Konten, die Tokens zahlen Sie direkt beim Anbieter. Zusätzlich gilt pro Konto ein einstellbares monatliches Kostenlimit für KI und Google Places; ein Verbrauchsbalken zeigt den Stand, und nur der Admin passt das Limit an. Vor jeder Firmensuche sehen Sie eine Kostenschätzung, das Modell wählen Sie je Aufgabe. Was die Pakete enthalten, steht unter Armiflow Preise.

Wie hilft KI beim Einrichten einer neuen Business-Software?

Ein guter Start beginnt mit wenigen Fragen zu Ihrem Betrieb statt mit leeren Menüs. Der Einrichtungsassistent von Armiflow fragt nach Branche, Team und Zielen und erstellt daraus einen persönlichen Startplan mit empfohlenen Schritten. Dafür gibt es Branchen-Vorlagen, etwa für Gastro, Handwerk, Beauty, Transport, Immobilien oder Tourismus. Passende Abläufe für Ihren Betrieb finden Sie auch in der Übersicht Armiflow nach Branchen.

Thema 03

CRM, Kundenkommunikation und Team

CRM · Omnichannel Inbox · Postfach · Aufgaben · Rollen · Termine

Kundendaten, Nachrichten und Aufgaben gehören an einen Ort, damit im Team nichts verloren geht. Hier lesen Sie, wie ein CRM für kleine Unternehmen mit Omnichannel Inbox, Team-Postfach, Aufgaben und Terminbuchung zusammenspielt und wie Sie Zugriffsrechte sauber regeln.

Welches CRM eignet sich für kleine Unternehmen in Österreich?

Für kleine Unternehmen eignet sich ein einfaches CRM, das Kontakte, Verlauf und nächste Schritte übersichtlich zeigt und gleich mit E-Mail und Rechnung verbunden ist. Das CRM für kleine Unternehmen in Armiflow bietet Firmenprofile mit Kontakten, Notizen, Zeitleiste, Feld-Historie und Follow-up-Aufgaben, dazu Einwilligungen je Kanal, Kundengruppen, Karte und ein Dashboard mit 12-Wochen-Trend. Angebote und Rechnungen laufen im selben System.

Wie bündle ich WhatsApp, Messenger, Instagram und SMS in einem gemeinsamen Postfach?

Dafür gibt es eine Omnichannel Inbox, die Nachrichten aller Kanäle in einer Ansicht zusammenführt. ArmiChat in Armiflow verbindet WhatsApp mit mehreren Nummern, Telegram-Bot und SMS über Twilio; Facebook Messenger und Instagram Direct sind für Kundennachrichten vorbereitet, die Freigabe durch Meta ist ausstehend. Mit der Omnichannel Inbox weisen Sie Gespräche zu, schreiben interne Notizen und nutzen KI-Antwortvorschläge.

Kann ich die WhatsApp-Business-App weiter nutzen, wenn ich eine Team-Inbox einführe?

Ja, das ist über das sogenannte Embedded Signup von Meta möglich. Armiflow verbindet Ihre Nummer so, dass sie weiter in der WhatsApp-Business-App bleibt und parallel in ArmiChat erscheint. Mehrere Nummern sind möglich, freigegebene Vorlagen ebenso. Bei Massennachrichten beachtet Armiflow STOP-Liste und Tageslimit. Details zur Einrichtung zeigt die WhatsApp Integration; die Inbox selbst finden Sie unter ArmiChat.

Wie verwalte ich Outlook-, Gmail- und IMAP-Postfächer gemeinsam im Team?

Am einfachsten mit einem Postfach-Hub, der alle Konten mit ihren Server-Ordnern in einer Oberfläche zeigt. Das E-Mail Postfach für Teams in Armiflow verbindet Outlook und Microsoft 365 per Klick, Gmail per App-Passwort sowie iCloud, GMX, WEB.DE und jedes IMAP/SMTP-Konto. Signaturen verwalten Sie zentral, Entwürfe bleiben auf dem Server. Über Rollenrechte legen Sie fest, wer welches Team-Postfach sieht.

Wie mache ich aus einer E-Mail oder Chatnachricht direkt eine Aufgabe?

Am besten direkt dort, wo die Anfrage eingeht, damit kein Schritt verloren geht. In Armiflow klicken Sie in einer Mail oder einem Chat auf „Als Aufgabe“; die KI fasst den Inhalt zusammen und setzt einen Rücklink zur Nachricht. Die Aufgabenverwaltung für Teams bietet Priorität, Fälligkeit, mehrere Verantwortliche, wiederkehrende Aufgaben, eigene Felder und Anhänge bis 20 MB sowie die Verknüpfung mit Firma, Kunde oder Vertrag.

Wie regle ich, welche Mitarbeiter welche Kunden und Postfächer sehen?

Mit Rollen und Rechten, die Sie je Person vergeben, statt alle Daten für alle freizugeben. In Armiflow sehen Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Leads; zusätzlich legen Sie eigene Rollen an und vergeben Rechte für Team-Postfächer und Drives. Die Anmeldung schützen Sie mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, etwa über die Google Authenticator Integration. Im CRM mit Rollen behalten Sie so Datenschutz und Übersicht.

Wie trete ich mit mehreren Marken unter einem Software-Konto auf?

Mit getrennten Markenprofilen, die Absender, Design und Signatur je Marke festlegen. In Armiflow wählen Kampagnen und Kundengruppen jeweils ein Markenprofil, und E-Mails werden darin geschrieben und versendet. Kundengruppen können eigene Absender, Signaturen, Vorlagen und Buchungslinks haben. Rechnungen und Verträge nutzen das Hauptprofil Ihrer Firma. Für die E-Mail Akquise B2B bedeutet das: jede Zielgruppe bekommt den passenden Auftritt.

Wie können Kunden online einen Termin bei mir buchen?

Mit einem Buchungslink oder Buchungsformular, das nur freie Zeiten anzeigt. Armiflow bietet ein eigenes Buchungsformular und verbindet Calendly, Cal.com, TidyCal sowie Google- und Microsoft-365-Kalender. Zusätzliche Google-Kalender zählen bei Buchungen als belegt. Termine erhalten auf Wunsch Zoom-, Teams- oder Meet-Links. Über das Termine buchen Tool stoppen laufende Follow-ups automatisch, sobald ein Kontakt bucht.

Wie lade ich neue Teammitglieder sicher in eine Business-Software ein?

Sicher ist eine Einladung mit Ablaufdatum, die ein Administrator bestätigt, bevor jemand Zugriff erhält. In Armiflow erstellen Sie einen Team-Einladungslink, der 30 Tage gilt und per E-Mail oder WhatsApp verschickt werden kann; der Zugang wird erst nach Admin-Freigabe aktiv. Danach weisen Sie Rollen zu und aktivieren optional 2FA. Mehrere Nutzer sind im Paket Pro möglich. Die neuen Kollegen arbeiten sofort im gemeinsamen To-Do für das Team und im CRM mit.

Thema 04

Angebote, Verträge und E-Signatur

Angebot · Auftrag · Vertrag digital unterschreiben · Kundenportal

Vom Angebot bis zum unterschriebenen Vertrag vergehen oft Tage, weil Dokumente hin und her gehen. Diese Antworten erklären, wie Sie einen Vertrag digital unterschreiben lassen, welche Nachweise zählen und wie Kunden ihre Unterlagen später im Portal finden.

Wie erstelle ich ein Angebot und mache daraus ohne Abtippen einen Auftrag?

Am effizientesten ist eine Software, in der Angebot, Auftrag und Rechnung auf denselben Daten aufbauen. In Armiflow wird aus dem Angebot per Klick ein Auftrag und daraus die Rechnung, ohne Positionen neu einzugeben. Kundenstamm und Leads sind getrennt, damit die Abrechnung sauber bleibt. Die Angebots-E-Mail kann einen „Lesen & unterschreiben“-Link enthalten. Mehr zur Angebot erstellen Software finden Sie auf der Seite Rechnungen.

Wie lasse ich einen Vertrag online vom Kunden unterschreiben?

Sie senden dem Kunden einen sicheren Link, er liest den Vertrag und unterschreibt direkt am Bildschirm. In Armiflow zeichnet der Kunde seine Unterschrift handschriftlich mit Finger, Maus oder Stift, per Link oder vor Ort. Zusätzlich speichert Armiflow Nachweisdaten und archiviert das signierte PDF. So können Sie jeden Vertrag digital unterschreiben lassen, ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.

Ist eine elektronische Unterschrift in Österreich rechtsgültig?

Für viele Verträge ohne gesetzliche Formvorschrift ist eine elektronische Unterschrift in Österreich und der EU nach eIDAS grundsätzlich wirksam; wo das Gesetz Schriftform verlangt, ist meist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Im Zweifel lassen Sie das rechtlich prüfen. Armiflow nutzt eine am Bildschirm gezeichnete Unterschrift mit zusätzlichen Nachweisdaten. Mehr zur elektronischen Signatur in Österreich lesen Sie auf der Funktionsseite.

Wie unterschreibt ein Kunde mehrere Verträge mit nur einem Link?

Mit einem gemeinsamen Signatur-Link, der beiden Seiten Zeit spart, etwa wenn Hauptvertrag, Wartung und Zusatzleistungen zusammen abgeschlossen werden. In Armiflow schicken Sie mehrere Verträge mit einem einzigen Link, und der Kunde unterschreibt alle mit einer Unterschrift. Die Verträge entstehen aus Vorlagen mit Paketen, Zusatzleistungen und Laufzeit. So wird die E-Signatur für Unternehmen auch bei umfangreichen Aufträgen einfach und übersichtlich.

Welche Nachweise sollte ich bei einer Online-Unterschrift speichern?

Wichtig ist, später zeigen zu können, wer wann was unterschrieben hat und dass das Dokument unverändert ist. Armiflow speichert neben der gezeichneten Unterschrift Name, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser, die erteilten Zustimmungen und eine SHA-256-Prüfsumme. Das signierte PDF wird automatisch archiviert. Diese Daten liegen bei jedem Vertrag, den Sie mit Armiflow online unterschreiben lassen, gesammelt vor.

Was passiert mit unterschriebenen Verträgen, wenn ich die Vertragsvorlage ändere?

Unterschriebene Verträge dürfen sich durch spätere Vorlagenänderungen nicht verändern, sonst verlieren sie ihre Beweiskraft. Armiflow arbeitet deshalb mit Vorlagen-Versionen: Sie passen eine Vorlage an, bereits unterschriebene Verträge bleiben unverändert. Vorlagen laden Sie als Word oder PDF hoch, oder das Vorlagen-Studio erstellt mit KI passende Vorlagen und übersetzt sie. Alles dazu finden Sie unter Verträge mit E-Signatur.

Wie richte ich ein Kundenportal für Rechnungen und Verträge ein?

Ein Kundenportal sollte einfach zugänglich und trotzdem gut geschützt sein. Das Kundenportal ohne Passwort in Armiflow nutzt einen Magic-Link zur Anmeldung, optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Kunden sehen dort Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Tickets an einem Ort. Der Zugang ist zusätzlich mit reCAPTCHA oder Cloudflare Turnstile geschützt. So beantworten Sie weniger Nachfragen nach Kopien und Rechnungsstand.

Kann ich Verträge auch vor Ort auf dem Tablet unterschreiben lassen?

Ja, eine am Bildschirm gezeichnete Unterschrift funktioniert auf Tablet, Smartphone oder Laptop gleichermaßen. In Armiflow unterschreibt der Kunde vor Ort mit Finger oder Stift, die Nachweisdaten werden wie beim Online-Link gespeichert. Für Vermieter gilt das auch für den Mietvertrag und das digitale Übergabeprotokoll mit beiden Unterschriften. Details zur Software für Autovermietung und zu Verträgen allgemein finden Sie auf den Funktionsseiten.

Wie plane ich nach der Unterschrift den Kick-off-Termin mit dem Kunden?

Am besten direkt aus der Kundenkommunikation heraus, damit Termin, Kontakt und Vertrag verbunden bleiben. In Armiflow fügen Sie in eine E-Mail einen Termin mit Kalendereintrag in Outlook, Microsoft 365 oder Google ein, inklusive Teams- oder Meet-Link, oder Sie senden Ihren Buchungslink. Auch Zoom-Links sind möglich, siehe Zoom Integration. Alles Weitere zu Online Termine buchen lesen Sie auf der Kalender-Seite.

Thema 05

Rechnungen, Zahlung und Buchhaltung in Österreich

§ 11 UStG · Mahnwesen · Online-Zahlung · RKSV · Export für den Steuerberater

Rechnungen müssen in Österreich formal stimmen, schnell bezahlt werden und sauber beim Steuerberater ankommen. Hier erfahren Sie, was ein Rechnungsprogramm Österreich leisten sollte, von Pflichtangaben über Mahnungen bis zum Export für BMD, RZL und DATEV.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Österreich enthalten?

Nach § 11 UStG gehören unter anderem Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und je nach Fall die UID-Nummer auf die Rechnung. Im Zweifel prüfen Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater. Das Rechnungsprogramm Österreich in Armiflow prüft Rechnungen nach § 11 UStG und vergibt lückenlose Nummern.

Wie gestalte ich meine Rechnungsvorlage nach einer bestehenden Muster-Rechnung?

Am schnellsten, indem Sie eine vorhandene Rechnung als Vorlage hochladen, statt das Layout nachzubauen. In Armiflow laden Sie eine Muster-Rechnung als PDF oder Bild hoch; die KI schlägt Farben, Absenderblock und Fußzeile vor, die Sie prüfen und übernehmen. Alternativ passen Sie das neue Standard-Layout an. Test-Belege lassen sich wieder löschen, und gelöschte Kunden werden nie verrechnet. Versendete Rechnungen werden storniert statt geändert. Mehr unter Rechnung schreiben in Österreich.

Wie automatisiere ich Zahlungserinnerungen und Mahnungen?

Mit festen Mahnstufen und Vorlagen, statt jede Erinnerung neu zu formulieren und offene Posten händisch zu verfolgen. Armiflow bietet ein Mahnwesen mit erster und zweiter Mahnung sowie Mahngebühren, gestaltet mit Ihren Mailvorlagen und Ihrem PDF-Design. Über Stripe-Zahlungslinks können Kunden direkt online bezahlen. Mehr zur Mahnwesen Software und zu Rechnungen lesen Sie auf der Funktionsseite.

Wie können Kunden meine Rechnungen online bezahlen?

Am einfachsten mit einem Zahlungslink auf der Rechnung, über den Kunden mit ihrer bevorzugten Methode zahlen. Armiflow verbindet Ihr eigenes Stripe-Konto für Karte, SEPA-Abbuchung und Zahlungslinks, außerdem Klarna, Sofort Überweisung und Global Payments. Google Pay, Apple Pay und die EPS-Überweisung laufen über einen Zahlungsanbieter wie Stripe oder Klarna. Einzelheiten zeigt die Stripe Integration.

Wie verbinde ich meine Registrierkasse nach RKSV mit meiner Büro-Software?

Sinnvoll ist eine Kassenanbindung, damit Umsätze aus dem Geschäft nicht doppelt erfasst werden müssen. Armiflow arbeitet mit den RKSV-Kassen helloCash, ready2order, Kingbill und Kassandro zusammen; den genauen Umfang je Kasse zeigt die App. Die Registrierkassenpflicht selbst erfüllt die Kasse, Armiflow ergänzt Rechnungen und Buchhaltung. Details finden Sie bei der helloCash Integration und der ready2order Integration.

Wie rechne ich Abos und wiederkehrende Leistungen automatisch ab?

Mit einem Produktkatalog, in dem Laufzeit und Preis je Leistung hinterlegt sind und Folgerechnungen automatisch entstehen. In Armiflow wählen Sie Laufzeiten von monatlich bis drei Jahre, ergänzen Zusatzoptionen und lassen Folgerechnungen automatisch erstellen. Für Hosting-Anbieter legt Armiflow Konten in Plesk an, sperrt oder entfernt sie. Mehr dazu auf der Seite Abo Verwaltung Software, inklusive Gutscheinen und Support-Tickets.

Wie sammle ich Belege und fehlende Eingangsrechnungen automatisch?

Hilfreich ist eine Software, die Kontoauszüge liest und Zahlungen den passenden Eingangsrechnungen zuordnet. In Armiflow liest die KI Bank-, Karten-, PayPal- und Stripe-Auszüge auch als PDF und ordnet sie zu. Ein monatlicher KI-Helfer sucht fehlende Rechnungen in Ihren Postfächern und legt sie in Google Drive ab. So lassen sich Belege automatisch zuordnen, bevor der Monatsabschluss ansteht.

Wie übergebe ich meine Buchhaltungsdaten an den Steuerberater in BMD, RZL oder DATEV?

Am reibungslosesten mit einem Export im Format, das Ihr Steuerberater verwendet. Armiflow exportiert für BMD NTCS und BMD Online, RZL, DATEV sowie als CSV nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen. Eine Monatsabschluss-Checkliste hilft bei der Vorbereitung, und Armiflow sendet Ihrem Steuerberater eine E-Mail mit den USt-Werten. Details zeigen die BMD Integration, die RZL Integration und die DATEV Integration.

Wie schreibe ich Rechnungen als Kleinunternehmer oder mit Reverse Charge?

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken die Befreiung auf der Rechnung; bei Reverse Charge geht die Steuerschuld auf den Empfänger über, was ebenfalls auf der Rechnung stehen muss. Im Zweifel klären Sie die Details mit Ihrem Steuerberater. Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer in Österreich in Armiflow unterstützt Kleinunternehmer-Regelung, Reverse Charge, verschiedene Steuersätze und wählbare Währungen.

Thema 06

Marketing, Social Media und Werbung automatisieren

Newsletter · Social Media · Google & Meta Ads · SEO & GEO

Marketing gelingt, wenn Inhalte regelmäßig erscheinen und Einwilligungen sauber dokumentiert sind. Armiflow verbindet Newsletter, den Social Media Autopilot, Google und Meta Ads sowie die Analyse der eigenen Sichtbarkeit in Google und KI-Suchen.

Wie verschicke ich einen Newsletter DSGVO-konform in Österreich?

Ein Newsletter an Kunden oder Interessenten braucht in der Regel eine nachweisbare Einwilligung und einen Abmeldelink in jeder Aussendung; im Zweifel rechtlich prüfen. Im Newsletter Tool DSGVO konform von Armiflow ist die Einwilligung standardmäßig Pflicht (TKG § 174). Der Empfängerfilter zeigt, warum jemand ausgeschlossen ist. Zeitplan, Testmail, Stunden-Limit sowie Pause und Fortsetzen helfen beim kontrollierten Versand.

Kann eine KI Newsletter-Texte schreiben, ohne Fakten zu erfinden?

Ja, wenn die KI nur mit Inhalten arbeitet, die Sie vorher freigegeben haben. Beim Newsletter mit KI in Armiflow entstehen Betreff und Text ausschließlich aus freigegebenen Fakten. Sie bearbeiten den Entwurf im Editor, fügen Anhänge hinzu und senden zuerst eine Testmail an sich selbst. Wer bereits Mailchimp nutzt, kann die Empfänger über die Mailchimp Integration abgleichen.

Wie kann ich Social Media automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren?

Am sichersten ist ein Ablauf, in dem die KI Beiträge vorbereitet und Sie diese vor der Veröffentlichung prüfen. Mit dem Armiflow-Plugin können Sie Social Media automatisieren – für Facebook, Instagram, TikTok und YouTube, wahlweise im Prüfmodus oder vollautomatisch. Die KI schreibt Texte und Hashtags, erstellt Bilder, Karussells und Videos und veröffentlicht Posts, Stories und Reels. Kennzahlen zeigen, welche Beiträge ankommen.

Was ist ein Content-Kalender und wozu brauche ich ihn?

Ein Content-Kalender plant, welche Beiträge wann auf welchem Kanal erscheinen, und macht Lücken oder Häufungen sofort sichtbar. So bleibt Ihr Auftritt regelmäßig, auch in stressigen Wochen. Im Social Media Autopilot mit Content-Kalender sehen Sie geplante Posts, Stories und Reels für Facebook, Instagram, TikTok und YouTube auf einen Blick. Im Prüfmodus kontrollieren Sie jeden Beitrag, bevor er veröffentlicht wird.

Wie lege ich ein Tagesbudget für Google Ads und Meta Ads fest?

Das Tagesbudget bestimmt, wie viel eine Kampagne durchschnittlich pro Tag ausgeben soll, und wird je Kampagne im Werbekonto eingestellt. Mit Armiflow können Sie Google Ads und Meta Ads verwalten: Kampagnen pausieren, wieder starten und das Tagesbudget anpassen, ohne zwischen zwei Oberflächen zu wechseln. Geldwirksame Aktionen bei Meta-Werbung über den Social Media Autopilot erfordern zusätzlich Ihr Passwort.

Kann ich Werbung in ChatGPT schalten?

Ob und wie Sie in ChatGPT werben können, hängt vom aktuellen Angebot des Anbieters in Ihrem Markt ab. In Armiflow ist die Anbindung von ChatGPT Ads in Vorbereitung und noch nicht nutzbar. Bereits heute steuern Sie Google Ads und Meta Ads mit Kampagnen, Pause und Tagesbudget. Den Stand der Entwicklung finden Sie auf der Seite ChatGPT Ads (bald verfügbar), alles Weitere unter Werbekampagnen verwalten.

Was bedeutet GEO und wie werde ich in KI-Suchen sichtbar?

GEO (Generative Engine Optimization) beschreibt, wie gut eine Website in Antworten von KI-Suchen wie ChatGPT, Gemini oder Perplexity vorkommt. Dazu tragen klare Inhalte, saubere Technik und gut verständliche Fakten bei. Das Website Analyse Tool von Armiflow bewertet GEO neben Technik, DSGVO, Mobil, SEO und Performance mit 0 bis 10 Punkten je Bereich. Die KI-Einschätzung beruht dabei ausschließlich auf gemessenen Fakten.

Wie kann ich die SEO-Sichtbarkeit meiner Website prüfen?

Ein SEO-Check misst unter anderem Technik, Ladezeit, mobile Darstellung und die Auffindbarkeit in Suchmaschinen. Mit dem SEO Check Website in Armiflow erhalten Sie eine Bewertung je Bereich, inklusive PageSpeed- und Lighthouse-Werten. Optional ergänzen Sie Daten aus Semrush, Ahrefs, SE Ranking, DataForSEO oder Open PageRank. Das Ergebnis gibt es als PDF-Bericht oder als sicheren Link für Ihre Kunden.

Wie verbinde ich Website, SEO und Social Media zu einem Verkaufsplan?

Ein guter Verkaufsplan zeigt, wo ein Unternehmen online Potenzial verschenkt, und leitet daraus konkrete Maßnahmen ab. Armiflow erstellt nach der KI Analyse Website einen Verkaufsplan mit drei Säulen: Website, SEO/GEO und Social Media. Damit begründen Agenturen ihr Angebot mit gemessenen Fakten statt mit Bauchgefühl. Die passende Nachricht für die E-Mail Akquise B2B geht erst nach Ihrer Freigabe hinaus.

Thema 07

Branchenlösungen: Software für Makler, Vermietung, Fuhrpark und mehr

Versicherungsmakler · Vermietung · Fuhrpark · Handwerk · Agenturen · IT

Armiflow passt sich mit Vorlagen und Modulen an Ihre Branche an, vom Handwerk über Leads generieren Immobilien bis zur Fahrzeugvermietung. Eine Übersicht aller Branchenseiten finden Sie unter Kundenakquise nach Branche.

Welche Software brauchen Versicherungsmakler für Polizzen und Fristen?

Versicherungsmakler brauchen vor allem eine saubere Polizzenverwaltung mit Ablauf- und Kündigungsfristen, Kundenakte und Dokumenten. Die Maklersoftware Versicherung in Armiflow erfasst Polizzen mit Versicherer, Sparte, Prämie und Status, berechnet die Kündigungsfrist und zeigt alle Fristen der nächsten 90 Tage. Per Klick wird daraus eine Aufgabe. Das Modul ist separat buchbar; Schnittstellen zu Versicherern oder Maklerpools (BiPRO) gibt es nicht.

Wie biete ich eine Online-Buchung für meine Auto- oder Wohnmobilvermietung an?

Mit einer eigenen Buchungsseite, die freie Fahrzeuge, Preise und Verfügbarkeit live aus Ihrer Verwaltung zeigt. In Armiflow filtern Kunden nach Datum, Auto oder Camper, Typ, Sitzen, Betten, Getriebe, Preis und Ausstattung. Jede Fahrzeugseite bietet Galerie, Verfügbarkeitskalender, Extras und Live-Preis; die Buchungsanfrage geht per E-Mail an Team und Kunde. Eingebunden wird die Seite per WordPress-Plugin, die Fahrzeugkarten sind für Suchmaschinen lesbar. Mehr unter Software für Autovermietung und Wohnmobilvermietung Software.

Wie erstelle ich Mietvertrag und Kaution digital für die Autovermietung?

Ein digitaler Mietvertrag enthält Fahrzeugdaten, Fahrer, Preise und Mietbedingungen und wird online oder vor Ort unterschrieben. Die Autovermietung Software von Armiflow erzeugt den Mietvertrag als PDF für bis zu drei Fahrer; der Mieter unterschreibt handschriftlich am Bildschirm. Die Kaution läuft getrennt von der Miete: Der Mieter wählt Überweisung oder eine Kreditkarten-Garantie über Stripe, Ihr Team kann bar oder Bankomat erfassen. Freigabe und Erstattung nach der Rückgabe werden mit Wer und Wann protokolliert.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll für ein Wohnmobil?

Ein Übergabeprotokoll hält Kilometerstand, Füllstände, Schäden und den Zustand mit Fotos fest, damit es bei der Rückgabe keine Diskussionen gibt. Beim Übergabeprotokoll Wohnmobil in Armiflow erfassen Sie Tank, AdBlue, Öl, Gas und Wasser sowie Pflichtfotos aus festen Winkeln, beim Wohnmobil auch Kühlschrank, Küche, Bad, Betten, Sitzgruppe und Markise. Schäden markieren Sie auf einer Fahrzeugskizze, am Ende unterschreiben beide Seiten.

Wie behalte ich Pickerl, Service und Leasingende im Fuhrpark im Blick?

Am zuverlässigsten mit einer zentralen Fristenliste je Fahrzeug und rechtzeitigen Erinnerungen. Die Fuhrparkmanagement Software in Armiflow erinnert 60 Tage vorher an Pickerl (§ 57a KFG), Service, Leasingende und Versicherung; per Klick wird daraus eine Aufgabe. Zu jedem Fahrzeug speichern Sie Fahrer, Kennzeichen, VIN, Kilometerstand und Besitzart wie Eigentum, Leasing oder Miete. GPS-Ortung und Telematik sind derzeit nicht enthalten.

Wie erfasse ich laufende Fahrzeugkosten und Reifensätze im Fuhrpark?

Am besten je Fahrzeug, mit festen Kosten, Ereignissen und Reifen an einer Stelle. In Armiflow hinterlegen Sie laufende Kosten wie Leasing, Kredit, Haftpflicht, Kasko, Steuer, Parken, Club und Wartung mit Rhythmus, Vertragsende und Dokumenten; daraus ergeben sich die Monatskosten je Fahrzeug. Reifensätze führen Sie mit DOT, Profil und Einlagerung samt Erinnerungen, dazu Service-Historie und nächsten Service. Tanken, Reparatur, Strafen und Maut landen im Logbuch. Mehr unter Fuhrparkmanagement Software.

Wie gewinnen Handwerksbetriebe neue Kunden und schreiben schneller Angebote?

Handwerksbetriebe gewinnen Aufträge oft über schnelle, saubere Angebote und die gezielte Ansprache von Firmenkunden in der Region. Mit Armiflow finden Sie Betriebe nach Branche und Ort, erstellen Angebote, die zu Auftrag und Rechnung werden, und lassen Verträge handschriftlich am Bildschirm unterschreiben. Der Einrichtungsassistent bietet dafür eine eigene Branchen-Vorlage für das Handwerk. Details finden Sie auf der Seite Neukunden gewinnen Handwerk.

Welche Software eignet sich für Agenturen und Webdesigner zur Kundenakquise?

Für Agenturen eignet sich eine Lösung, die Interessenten findet und deren Website-Schwächen als Gesprächsanlass liefert. Armiflow bewertet Websites nach Technik, DSGVO, Mobil, SEO, GEO und Performance und bereitet daraus eine persönliche E-Mail vor, die Sie vor dem Versand freigeben. Danach folgen Angebot, Vertrag mit E-Signatur und Rechnung. Mehr unter Kundenakquise für Webdesigner und Kundenakquise Werbeagentur.

Wie wechsle ich als Hoster von WHMCS zu Armiflow, ohne Daten zu verlieren?

Mit einem Import, der zuerst testet und danach vollständig übernimmt. Armiflow startet die WHMCS Integration mit einem Probelauf ohne Schreiben und importiert danach ohne Auslassungen, auch große Exporte aus einem Server-Ordner. Alte Rechnungen, Angebote und E-Mails stehen im Archiv-Tab beim Kunden, Kundengruppen werden übernommen, und ein Abgleich von Anzahl, Summen und Kundenstatus zeigt, dass alles angekommen ist. Hosting-Konten in Plesk und Folgerechnungen laufen danach in Armiflow weiter. Mehr unter Software für IT-Dienstleister.

Thema 08

Integrationen und Automatisierung

CRM-Anbindung · Zapier, Make, n8n · Microsoft 365 · Messenger · Shops

Armiflow arbeitet mit den Werkzeugen zusammen, die Ihr Team bereits nutzt: CRM, Postfächer, Kalender, Messenger, Shops und Automatisierungsplattformen. Alle verfügbaren Anbindungen mit Beschreibung finden Sie in der Übersicht Integrationen.

Kann ich mein bestehendes CRM wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce weiter nutzen?

Ja, ein Wechsel ist nicht zwingend nötig, wenn Ihr CRM angebunden werden kann. Armiflow bietet die HubSpot Integration sowie Anbindungen an Pipedrive, Salesforce, Zoho, Dynamics 365, monday, Close, Freshsales, ActiveCampaign, Odoo und SAP Business One. Den genauen Umfang der Synchronisation zeigt die App. So nutzen Sie Firmensuche, Website-Analyse und KI-Entwürfe zusammen mit Ihrem gewohnten System.

Wie automatisiere ich Abläufe zwischen Armiflow und anderen Apps ohne Programmierung?

Ohne Programmierung gelingt das mit Automatisierungsplattformen, die Ereignisse aus einer App an eine andere weitergeben. Armiflow lässt sich über die Zapier Integration, über Make und über n8n mit vielen weiteren Anwendungen verbinden; n8n können Sie auch selbst hosten. So verknüpfen Sie Armiflow mit Werkzeugen, die Ihr Team bereits nutzt. Welche Auslöser und Aktionen verfügbar sind, zeigt die App.

Gibt es eine API und Webhooks für eigene Anbindungen?

Ja, für individuelle Anbindungen stehen Webhooks und eine versionierte REST-API v1 zur Verfügung. Webhooks melden Ereignisse an Ihre Systeme, über die API greifen eigene Programme auf Daten zu. Die API ist in den Paketen Basic und Pro enthalten. Details finden Sie unter Webhooks & REST-API Integration; für KI-Tools wie Claude gibt es zusätzlich den MCP Server CRM mit einschränkbaren Rechten.

Lässt sich Armiflow in Microsoft 365 mit Teams, OneDrive und Kalender einbinden?

Ja, Armiflow nutzt die Microsoft-Schnittstellen für Outlook-Mail, Kalender, OneDrive, Teams und den Login mit Microsoft. Über die Microsoft 365 & Teams Integration tragen Sie Termine in den Outlook-Kalender ein, erzeugen Microsoft Teams-Links für Besprechungen und legen Dateien in OneDrive ab, auch mit mehreren Konten. Wer mit Google arbeitet, verbindet stattdessen Gmail, Google Kalender, Meet und Drive.

Wie verbinde ich Armiflow mit Buchhaltungsprogrammen wie lexoffice, sevDesk oder Xero?

Viele Unternehmen behalten ihr Buchhaltungsprogramm und verbinden es mit der Vertriebssoftware, statt Daten doppelt zu erfassen. Armiflow bietet Anbindungen an lexoffice Integration, sevDesk, Xero und QuickBooks; den genauen Umfang der Synchronisation zeigt die App. Für Steuerberater gibt es zusätzlich Exporte für BMD, RZL und DATEV aus der Buchhaltung Software Österreich.

Kann ich meinen Onlineshop mit WooCommerce oder Shopify anbinden?

Ja, Armiflow unterstützt die Shopsysteme WooCommerce, Shopify, OpenCart und Magento. Bei der WooCommerce Integration wird der Lagerbestand alle 15 Minuten abgeglichen. Für die Shopify Integration und die übrigen Shops zeigt die App den genauen Umfang. Daneben stehen Ihnen in Armiflow Rechnungen, Kundenstamm und Buchhaltungsexport zur Verfügung, passend zur Seite Software für Onlineshops.

Welche Kalender- und Meeting-Tools lassen sich mit Armiflow verbinden?

Armiflow arbeitet mit Calendly, Cal.com, TidyCal, Google Kalender und dem Microsoft-365-Kalender sowie mit Zoom-, Teams- und Meet-Links. Über die Calendly Integration stoppt eine Buchung laufende Follow-ups automatisch. Termine werden in Ihren Kalender eingetragen, auf Wunsch mit Meeting-Link. Zusätzlich gibt es ein eigenes Buchungsformular in Armiflow. Alles zusammen beschreibt die Seite Termine buchen Tool.

Welche SEO-Datenquellen kann ich für Website-Analysen nutzen?

Neben eigenen Messungen helfen externe SEO-Daten, Sichtbarkeit und Linkstärke einer Domain einzuordnen. Armiflow kann optional Daten aus Open PageRank, DataForSEO, Ahrefs, Semrush Integration und SE Ranking einbeziehen, zusätzlich zu PageSpeed- und Lighthouse-Werten. Die Ergebnisse fließen in die Bewertung und den PDF-Bericht des Website Analyse Tools, das ohne erfundene Zahlen arbeitet.

Kann ich Armiflow mit Google Drive, Google Sheets und Google Docs verbinden?

Ja, die Google-Dienste für Dateien und Dokumente lassen sich anbinden. Über die Google Drive Integration arbeiten Sie mit mehreren Konten, Ordnern, Upload und Papierkorb; der monatliche KI-Helfer der Buchhaltung legt gefundene Rechnungen dort ab. Zusätzlich gibt es Anbindungen an Google Sheets und Google Docs, deren genauen Umfang die App zeigt.

Thema 09

Datenschutz, Sicherheit und Recht

DSGVO · TKG § 174 · Behörden-Schutz · Freigabe · 2FA · Backups

Armiflow ist auf Datenschutz und österreichisches Recht ausgelegt: Einwilligungen je Kanal, menschliche Freigabe und Behörden-Schutz sind Standard. Die Antworten sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Mehr zur Arbeitsweise im CRM für kleine Unternehmen.

Woran erkenne ich eine DSGVO-konforme Vertriebssoftware?

Eine DSGVO-konforme Vertriebssoftware unterstützt Sie bei Einwilligungen, Auskunft, Löschung und Zugriffsschutz; die rechtliche Verantwortung bleibt beim Unternehmen, im Zweifel rechtlich prüfen. Armiflow speichert Einwilligungen je Kanal mit Rechtsgrundlage, unterstützt Auskunft und Löschung nach DSGVO Art. 15/17 und bietet eine Sperrliste sowie einen Abmeldelink in jeder E-Mail. Zugriffe regeln Rollen, 2FA und getrennte Datenbank-Schemas. Mehr zur CRM Software Österreich.

Wie beantworte ich eine DSGVO-Auskunft oder einen Löschantrag?

Auf ein Auskunftsersuchen müssen Unternehmen in der Regel innerhalb eines Monats reagieren und die gespeicherten Daten der Person offenlegen; Löschanträge sind zu prüfen und umzusetzen. Armiflow unterstützt Auskunft und Löschung nach DSGVO Art. 15 und 17. Kontakte im einfachen CRM lassen sich zudem auf die Sperrliste setzen, damit sie nicht erneut angeschrieben werden. Im Zweifel rechtlich prüfen, besonders bei Aufbewahrungspflichten für Rechnungen.

Warum sollte ich Einwilligungen je Kanal getrennt speichern?

Weil eine Einwilligung für E-Mail nicht automatisch für WhatsApp oder Telefon gilt; jeder Kanal kann eigene rechtliche Voraussetzungen haben. Armiflow speichert Einwilligungen getrennt für E-Mail, WhatsApp und Telefon, jeweils mit Rechtsgrundlage. Beim Versand zeigt der Empfängerfilter im Newsletter Tool mit Einwilligungsprüfung, warum jemand ausgeschlossen ist. Bei WhatsApp gilt zusätzlich die STOP-Abmeldung. Im Zweifel rechtlich prüfen.

Wie gehe ich richtig mit Abmeldungen und Sperrlisten um?

Wer sich abmeldet, darf auf diesem Kanal keine Werbung mehr erhalten, und die Abmeldung sollte dauerhaft dokumentiert sein; im Zweifel rechtlich prüfen. In Armiflow enthält jede E-Mail einen Abmeldelink, Abmeldungen landen auf einer Sperrliste, bei WhatsApp gilt die STOP-Abmeldung. Der Empfängerfilter im Newsletter Tool DSGVO konform zeigt, warum ein Kontakt ausgeschlossen ist. So erreichen Sie Ihre Kunden nicht versehentlich ein zweites Mal.

Was ist der Behörden-Schutz in Armiflow?

Der Behörden-Schutz verhindert, dass Ämter, Gerichte oder Polizei als Leads gespeichert oder angeschrieben werden. Er ist standardmäßig eingeschaltet und nutzt eine vorgefertigte Liste für Österreich, Deutschland, die Schweiz, Liechtenstein, die Türkei und die EU; eigene Einträge können Sie ergänzen. So landen bei der Suche, mit der Sie B2B Leads generieren, nur passende Firmen in Ihrem CRM.

Darf ich öffentlich zugängliche Firmendaten für die B2B-Akquise speichern?

Öffentliche Firmendaten dürfen nicht automatisch für jeden Zweck genutzt werden; Rechtsgrundlage, Zweck und Informationspflichten müssen passen, im Zweifel rechtlich prüfen. Armiflow übernimmt beim Import aus Branchenverzeichnissen nur strukturierte Daten und respektiert robots.txt. Einwilligungen werden je Kanal mit Rechtsgrundlage gespeichert, Auskunft und Löschung sind vorgesehen. So bleibt die Suche, mit der Sie Firmenadressen finden, nachvollziehbar und kontrolliert.

Wie sind meine Daten von anderen Armiflow-Kunden getrennt?

Jeder Kunde erhält in Armiflow ein eigenes, getrenntes Datenbank-Schema, sodass Daten verschiedener Unternehmen nicht vermischt werden. Zugangsdaten zu angebundenen Diensten werden verschlüsselt gespeichert. Innerhalb Ihres Teams regeln Rollen und eigene Rollen, wer welche Daten sieht; Vertriebsmitarbeiter sehen zum Beispiel nur ihre eigenen Leads im CRM mit KI. Zusätzlich sichern tägliche Backups Ihre Daten.

Wie schütze ich mein Firmenkonto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verlangt neben dem Passwort einen zweiten Code und erschwert so fremde Zugriffe deutlich. Armiflow unterstützt 2FA, etwa mit der Google Authenticator Integration. Formulare im Kundenportal sind zusätzlich durch reCAPTCHA oder Cloudflare Turnstile geschützt. Ihre Kunden melden sich im Kundenportal ohne Passwort per Magic-Link an, auf Wunsch ebenfalls mit 2FA.

Sind die auf der Website genannten Marken Partner von Armiflow?

Nein, genannte Marken und Logos gehören ihren jeweiligen Inhabern und beschreiben nur, welche Dienste sich mit Armiflow verbinden lassen. Eine Partnerschaft oder Empfehlung ist damit nicht verbunden, und Sie müssen für die Nutzung von Armiflow keine fremden Logos oder Marken verwenden. Für Ihren eigenen Auftritt legen Sie in Armiflow Markenprofile mit Ihrem Logo an. Alle Anbindungen beschreibt die Übersicht Integrationen.

Thema 10

Preise, Start und Support

Basic · Pro · 14 Tage testen · Registrierung · White-Label · Support

Der Einstieg in Armiflow ist einfach: Basic oder Pro wählen und 14 Tage kostenlos testen, monatlich oder jährlich, ohne Mindestlaufzeit. Die aktuellen Preise kommen live aus der App und stehen auf der Seite Armiflow Preise.

Was kostet eine Vertriebssoftware für kleine Unternehmen?

Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Funktionsumfang und Zusatzmodulen ab; viele Anbieter rechnen monatlich pro Paket oder pro Nutzer ab. Armiflow bietet die Pakete Basic und Pro, monatlich oder jährlich buchbar, ohne Mindestlaufzeit und ohne Einrichtungsgebühr. KI- und API-Dienste laufen über Ihre eigenen Konten, die Tokens zahlen Sie direkt beim Anbieter. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich USt und werden live aus der App angezeigt, siehe Vertriebssoftware Kosten.

Kann ich Armiflow 14 Tage kostenlos testen?

Ja, beide Pakete, Basic und Pro, testen Sie 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen. Sie registrieren sich in der App, richten Ihre Firmendaten ein und arbeiten sofort mit echten Daten. Rechnungen, Abos, Lager, Shop, CRM-Anbindungen, WhatsApp mit ArmiChat, Social Media, Kampagnen, KI-Agenten und die API sind in beiden Paketen enthalten. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Alle Details finden Sie auf der Seite CRM kostenlos testen.

Was ist der Unterschied zwischen Armiflow Basic und Pro?

Basic ist für Selbstständige und Einzelunternehmer gedacht, Pro für Teams und Agenturen. Basic enthält alle Funktionen für einen Nutzer mit 50 aktiven Kunden, 1.000 neuen Leads pro Monat, fünf gleichzeitig aktiven KI-Agenten sowie je einem ArmiChat-Kanal, KI-Anbieter und Werbekanal; Firmen, E-Mails, KI-Berichte und Suchläufe sind unbegrenzt. Pro hebt alle Grenzen auf, auch bei der Zahl der Nutzer. Beide Pakete testen Sie 14 Tage kostenlos. Preise unter Armiflow Preise.

Wie registriere ich mich bei Armiflow?

Die Registrierung erfolgt direkt in der App, per E-Mail und Passwort oder mit einem bestehenden Konto bei Google, Apple, Facebook oder Microsoft. Danach ergänzen Sie in einem Einrichtungsschritt Ihre Firmendaten und wählen den Tarif. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch und Französisch. Ein eigenes Passwort brauchen Sie bei der Anmeldung über einen dieser Dienste nicht. Mehr zum Login mit Google und zum Login mit Microsoft.

Ist das Branchenpaket für Versicherungsmakler in Basic oder Pro enthalten?

Nein, das Branchenpaket Versicherungsmakler ist ein Zusatzmodul, das separat gebucht wird und in keinem Paket enthalten ist. Es bietet Polizzenverwaltung, Fristen, Courtage mit Abschluss- und Folgeprovision, Schadenfälle und Pflichtdokumente, jedoch keine Schnittstellen zu Versicherern oder Maklerpools. Den aktuellen Preis finden Sie auf der Seite Armiflow Preise, die Funktionen im Detail unter Polizzenverwaltung für Makler.

Wie lange bin ich an ein Armiflow-Paket gebunden?

Gar nicht langfristig: Armiflow buchen Sie monatlich oder jährlich, ohne Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar und ohne Einrichtungsgebühr. Eine Einrichtung durch das Armiflow-Team können Sie optional dazubuchen. Wie der Wechsel zwischen Basic und Pro im Einzelnen abläuft, zeigt die App, bei Fragen hilft der Support unter support@armiflow.com. Die aktuellen Pakete und Preise finden Sie auf der Seite Armiflow Preise.

Gibt es Armiflow als App für iPhone und Android?

Eine native Armiflow-App für iOS und Android ist in Vorbereitung, aber noch nicht veröffentlicht; einen Termin gibt es noch nicht. Bis dahin nutzen Sie Armiflow als Web-Anwendung unter app.armiflow.com. Die App wird auf derselben versionierten Schnittstelle aufbauen wie die Web-Version, Ihre Daten bleiben also dieselben. Einen Überblick über alle heute verfügbaren Vertriebssoftware Funktionen finden Sie in der Funktionsübersicht.

Gibt es ein White-Label-CRM für Agenturen mit eigener Domain?

Ja, mit dem Agentur- und White-Label-Plugin, das separat buchbar ist. Sie verbinden eine eigene Domain per CNAME, Armiflow prüft den DNS-Eintrag und richtet das SSL-Zertifikat über Let’s Encrypt automatisch ein. Dazu kommen eigenes Logo, eigener Produktname, Firma, Favicon und Rechtstexte; unten erscheint der Hinweis „Powered by Armiflow“. So bieten Agenturen ihren Kunden CRM, Rechnungen und Akquise unter eigener Marke an. Mehr auf der Seite Kundenakquise für Agenturen.

Wie erreiche ich den Armiflow-Support?

Den Support erreichen Sie per E-Mail an support@armiflow.com oder telefonisch unter +43 660 540 3636; in den Paketen Basic und Pro ist Support per E-Mail und Ticket enthalten. In der App finden Sie zudem eine Anleitung mit FAQ, und Armiflow AI hilft direkt im Chat weiter. Anbieter ist die Kodlogy Technologies GmbH in Wien. Einen Überblick über alle Module bieten die Vertriebssoftware Funktionen.

14 Tage kostenlos testen und selbst ausprobieren

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