E-Mail Postfach für Teams, alle Konten in einem.

Outlook und Microsoft 365 verbinden Sie in ArmiMail per Klick über die Anmeldung bei Microsoft. Danach erscheinen Ihre Ordner wie gewohnt. Über dieselbe Anbindung kann Armiflow auch den Outlook-Kalender je Postfach nutzen, etwa um Termine einzufügen oder abzusagen.

Gmail wird in ArmiMail mit einem App-Passwort verbunden. Das ist ein eigenes Passwort, das Sie in Ihrem Google-Konto für eine bestimmte Anwendung erstellen. Ihr normales Google-Passwort bleibt dadurch geheim, und Sie können das App-Passwort jederzeit widerrufen, wenn Sie die Verbindung beenden möchten.

Ja. GMX und WEB.DE sind in ArmiMail direkt vorgesehen, ebenso iCloud. Diese Anbieter sind im deutschsprachigen Raum weit verbreitet, besonders bei kleinen Firmen und Selbstständigen. So können auch Teams, die keine Microsoft- oder Google-Konten nutzen, gemeinsam in Armiflow arbeiten.

IMAP ist das Verfahren zum Abrufen von E-Mails, SMTP das zum Versenden. Fast jeder E-Mail-Anbieter unterstützt beide. Mit diesen Zugangsdaten verbinden Sie in ArmiMail auch Konten, die nicht direkt aufgeführt sind, etwa bei Ihrem Hosting-Anbieter. Die Zugangsdaten speichert Armiflow verschlüsselt.

Ja. ArmiMail zeigt die Server-Ordner Ihres Kontos 1:1. Unterordner, Archiv und Ablagen bleiben im E-Mail Postfach für Teams so, wie Sie sie beim Anbieter angelegt haben. Verschieben Sie eine E-Mail in Armiflow, sehen Sie das auch in Ihrem bisherigen Programm, weil beide auf dieselben Ordner am Server zugreifen.

Ja. Im Editor von ArmiMail können Sie für eine E-Mail eine Lesebestätigung anfordern. Ob der Empfänger sie sendet, entscheidet sein E-Mail-Programm. Neben der Lesebestätigung bietet der Editor die Felder An, Cc und Bcc sowie Anhänge, also alles, was Sie von einem modernen E-Mail-Programm kennen.

Markenprofile speichern den Auftritt einer Marke, etwa Name und Signatur. Armiflow unterstützt mehrere Markenprofile: Kampagnen und Kundengruppen wählen ein Profil, und E-Mails werden darin geschrieben und versendet. Rechnungen und Verträge nutzen das Hauptprofil. Die Firmen-Signatur in ArmiMail kommt ebenfalls aus dem Markenprofil.

Über „Einfügen“ wählen Sie einen Termin aus Ihrem Kalender in Outlook, Microsoft 365 oder Google. Für Treffen vor Ort ergänzt Google Places die Adresse, für Online-Termine erstellt Armiflow einen Teams- oder Meet-Link. Der Empfänger sieht alle Angaben gesammelt in der E-Mail.

Ein CTA-Button ist eine klickbare Schaltfläche in der E-Mail, etwa „Termin buchen“ oder „Angebot ansehen“. In ArmiMail schlägt die KI passende Buttons vor, die Sie über „Einfügen“ übernehmen. So wissen Empfänger sofort, was der nächste Schritt ist, ohne lange nach einem Link zu suchen.

Textbausteine sind gespeicherte Absätze für wiederkehrende Antworten, etwa Öffnungszeiten, Zahlungsbedingungen oder Wegbeschreibungen. Über „Einfügen“ setzen Sie sie mit einem Klick in die E-Mail. Im Team Postfach sorgen Textbausteine dafür, dass alle Kollegen dieselben korrekten Informationen verwenden.

Dafür gibt es das eigene Recht „Eigene Postfächer hinzufügen“. Nur wer dieses Recht hat, kann weitere E-Mail-Konten mit Armiflow verbinden. So behält die Geschäftsführung den Überblick, welche Konten im E-Mail Postfach für Teams sind, und verhindert, dass private Postfächer ungewollt in der Firmenumgebung landen.

Rollenrechte legen fest, wer auf welches Team-Postfach und welchen Drive zugreift. Drives sind verbundene Dateiablagen wie Google Drive oder OneDrive. Ergänzt wird das durch Zwei-Faktor-Anmeldung, eigene Rollen und verschlüsselte Zugangsdaten, damit vertrauliche Kundenkorrespondenz nur bei den richtigen Personen landet.

Armiflow verbindet Google Drive und OneDrive mit mehreren Konten, inklusive Hochladen, Ordnern und Papierkorb. Der Zugriff auf diese Drives wird wie bei Team-Postfächern über Rollenrechte geregelt. Welche Dateien Sie konkret an eine E-Mail anhängen, wählen Sie im Editor von ArmiMail aus.

ArmiMail kann Ihr tägliches E-Mail-Programm werden, muss es aber nicht. Weil Ordner und Entwürfe auf dem Server liegen, arbeiten Sie parallel in Outlook, Gmail oder am Handy weiter. Der Vorteil von ArmiMail liegt in der Verbindung mit CRM, Terminen, Aufgaben und KI in einem System.

ArmiMail ist Teil von Armiflow und damit nah am CRM, in dem Firmen, Kontakte, Zeitleiste und Einwilligungen gespeichert sind. Aus einer E-Mail wird mit „Als Aufgabe“ eine Aufgabe mit KI-Zusammenfassung und Rücklink, die sich mit Firma, Kunde oder Vertrag verknüpfen lässt.

Nein. Die E-Mail-Akquise schreibt Kampagnen an neue Firmen, mit Follow-ups und Freigabe vor jedem Versand. ArmiMail ist Ihr tägliches Postfach für die laufende Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Beide arbeiten im selben System, sodass Antworten und Kontakte nicht verloren gehen.

ArmiMail gibt Ihnen Werkzeuge, die bei der DSGVO helfen: Rollenrechte begrenzen den Zugriff, Zugangsdaten werden verschlüsselt, und Auskunft sowie Löschung nach DSGVO Art. 15 und 17 erledigen Sie aus dem CRM. Wie Sie Aufbewahrungsfristen für Geschäftskorrespondenz umsetzen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Oberfläche von ArmiMail gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch und Französisch. Jeder Nutzer wählt seine Sprache selbst. Zusätzlich übersetzt die KI eingehende und eigene E-Mails, wobei das Layout erhalten bleibt. So arbeitet auch ein mehrsprachiges Team gemeinsam in einem Team Postfach.

Ja, im Browser auf dem Smartphone. Eine native App für iOS und Android ist in Vorbereitung, ein Datum und eine Funktionsliste stehen noch nicht fest. Weil ArmiMail mit den Servern Ihrer Anbieter arbeitet, bleiben auch die Apps von Outlook, Gmail oder GMX am Handy weiter nutzbar.

Nach der Registrierung für den 14-tägigen kostenlosen Test per E-Mail oder mit Google, Microsoft, Apple oder Facebook richten Sie Firmendaten und Tarif ein. Danach verbinden Sie Ihr erstes Konto, etwa Outlook per Klick oder Gmail mit App-Passwort. Signaturen und Rollenrechte ergänzen Sie, sobald weitere Kollegen in Ihr E-Mail Postfach für Teams dazukommen.