Google Docs Integration: Ihre Dokumente dort, wo Sie arbeiten.

Die Google Docs Integration verbindet Dokumente aus Ihrem Google-Konto mit Armiflow. Sie ist praktisch, wenn Ihr Team Texte wie Leistungsbeschreibungen, Leitfäden oder Entwürfe ohnehin in Google Docs schreibt. Welche Dokumente Sie verbinden können und wofür, zeigt Ihnen die App. Der Zugang wird verschlüsselt gespeichert.

Um Google Docs anzubinden, brauchen Sie ein Google-Konto mit Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Die Verbindung stellen Sie in Armiflow her, Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Danach wählen Sie, mit welchen Dokumenten Armiflow arbeiten soll. Wo genau Sie die Verbindung einrichten, zeigt Ihnen die App.

Nein, beides ergänzt sich. Das Vorlagen-Studio von Armiflow erstellt mit KI passende PDF- und Word-Vorlagen und übersetzt sie. Die Google Docs Integration verbindet Dokumente, die Ihr Team in Google schreibt. Sie nutzen also das Vorlagen-Studio für Vorlagen im System und Google Docs für Texte, die bereits dort liegen.

Verträge entstehen in Armiflow aus Vorlagen, die als Word oder PDF vorliegen, mit Paketen, Zusatzleistungen und Laufzeit. Ob und wie Sie dafür Texte aus Google Docs verwenden, zeigt Ihnen die App. Unterschriebene Verträge bleiben dank Vorlagen-Versionen unverändert, auch wenn Sie die Vorlage später überarbeiten.

Am besten ein Firmenkonto statt eines privaten Kontos. So bleiben Dokumente im Unternehmen, wenn Personen wechseln, und Freigaben lassen sich zentral verwalten. Für die Google Docs Integration sollte das Konto nur auf die Dokumente zugreifen, die Sie tatsächlich verbinden möchten, nicht auf den gesamten Speicher.

Google Docs speichert Dokumente in Google Drive, beide gehören zum selben Google-Konto. In Armiflow haben sie unterschiedliche Aufgaben: Google Drive dient als Ablage für Rechnungen, die ein monatlicher KI-Helfer in Ihren Postfächern findet. Die Google Docs Integration verbindet dagegen Textdokumente aus Ihrem Konto.

Die Dokumente liegen in Ihrem eigenen Google-Konto, Armiflow speichert die Zugangsdaten verschlüsselt. Ob Ihr Google-Konto die Anforderungen der DSGVO erfüllt, etwa durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klären Sie mit Google und Ihrer Datenschutzberatung. Personenbezogene Daten in Dokumenten brauchen eine Rechtsgrundlage.

Nein. In Armiflow gehen Kunden-E-Mails erst nach Ihrer Freigabe hinaus, und jede spätere Änderung am Text hebt die Freigabe auf. Aktionen mit Kunden, Geld oder Löschen warten im Chat auf Ihre Bestätigung. Lesen Sie Texte aus Google Docs deshalb gegen, bevor sie in Angeboten oder E-Mails landen.

In Armiflow legen Rollen und eigene Rollen fest, wer die Verbindung nutzen oder ändern darf. In Google bestimmen die Freigaben des Dokuments, wer es öffnen kann. Beide Ebenen sollten zusammenpassen. Ein Dokument, das in Google öffentlich freigegeben ist, wird durch Rollen in Armiflow nicht zusätzlich geschützt.

Wie Sie die Verbindung trennen, zeigt die App. Ihre Dokumente bleiben in Ihrem Google-Konto, bis Sie selbst etwas ändern. Prüfen Sie vorher, ob Abläufe im Team auf verbundene Dokumente angewiesen sind. Die Google Docs Integration lässt sich später jederzeit mit einem anderen Konto neu einrichten.