Integration · Buchhaltung
Mit der Google Drive Integration sucht ein KI-Helfer von Armiflow einmal im Monat fehlende Rechnungen in Ihren Postfächern und legt sie in Google Drive ab. So ist der Monatsabschluss vollständiger, bevor die Unterlagen an den Steuerberater gehen.
Monatlicher KI-HelferAblage in Google DriveFehlende Belege findenTeil der Buchhaltung
3 Rechnungen abgelegtBeispiel · KI-HelferGoogle Drive ist der Cloud-Speicher von Google für Dateien und Ordner. Armiflow nutzt ihn in der Funktion Buchhaltung als Ablage: Ein monatlicher KI-Helfer sucht in Ihren Postfächern nach Rechnungen, die in der Buchhaltung noch fehlen, und legt gefundene Belege in Google Drive ab. Sie prüfen die Ablage und schließen danach den Monat für den Steuerberater ab.
Nutzen
Rechnungen kommen per E-Mail, aber nicht immer dort an, wo die Buchhaltung sie braucht. Der KI-Helfer schließt diese Lücke einmal im Monat. Da dabei Daten in einem Cloud-Speicher abgelegt werden, lohnt ein Blick auf die Anforderungen der DSGVO (EUR-Lex) für Ihr Google-Konto.
Viele Rechnungen kommen heute nicht mehr per Post, sondern als Anhang von Online-Shops, Software-Abos und Lieferanten. Sie verteilen sich über Postfächer und werden leicht übersehen. Der KI-Helfer von Armiflow übernimmt diese Suche einmal im Monat und legt die Funde gesammelt in Google Drive ab. Sie prüfen nur noch, statt selbst zu suchen.
Auf einen Blick
Die wichtigsten Fakten zur Google Drive Integration in Armiflow, kurz zusammengefasst.
| Punkt | Details |
|---|---|
| Tool | Google Drive |
| Kategorie | Dokumente & Dateien |
| Genutzt in Armiflow | Buchhaltung |
| Was Armiflow damit macht | Der KI-Helfer legt gefundene Rechnungen monatlich in Drive ab. |
| Status | Verfügbar |
| Zugangsdaten | Verschlüsselt gespeichert, Rollen und 2FA im Team |
| Freigabe | Kunden-E-Mails und geldwirksame Aktionen nur nach Ihrer Bestätigung |
In 4 Schritten
Sie brauchen ein Google-Konto mit Google Drive, in dem die Belege abgelegt werden sollen.
Stellen Sie in Armiflow die Verbindung her. Zugangsdaten speichert Armiflow verschlüsselt.
Einmal im Monat sucht der KI-Helfer der Funktion Buchhaltung fehlende Rechnungen und legt sie ab.
Sehen Sie die abgelegten Rechnungen durch und schließen Sie danach den Monat ab.
Zusammenspiel
Google Drive ist ein Baustein im Monatsabschluss. Diese Seiten zeigen die anderen.
Sicherheit & Datenschutz
Zugangsdaten verschlüsselt. Was Sie für Google Drive in Armiflow hinterlegen, wird verschlüsselt gespeichert. Jedes Kundenkonto hat ein eigenes Datenbank-Schema und tägliche Backups.
Rollen im Team. Mit Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung legen Sie fest, wer im Team die Verbindung zu Google Drive nutzen oder ändern darf.
Ihre Freigabe zählt. Kunden-E-Mails gehen erst nach Ihrer Freigabe hinaus, Aktionen mit Kunden, Geld oder Löschen warten im Chat auf Ihre Bestätigung.
DSGVO im Blick. Auskunft und Löschung nach Art. 15 und 17, Einwilligungen je Kanal und der Behörden-Schutz gelten für alle Daten in Armiflow.
Häufige Fragen
Kurze, klare Antworten zu dieser Funktion. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie an support@armiflow.com.
Die Google Drive Integration dient als Ablage für Rechnungen. Ein KI-Helfer sucht einmal im Monat in Ihren Postfächern nach Rechnungen, die in der Buchhaltung noch fehlen, und legt die gefundenen Belege in Google Drive ab. So landen Rechnungen, die nur per E-Mail kamen, nicht mehr im Posteingang, sondern im Monatsabschluss.
Der KI-Helfer sucht in den Postfächern, also dort, wo Lieferanten ihre Rechnungen meistens hinschicken. Gefundene Belege legt er in Google Drive ab. Das ist besonders hilfreich bei Abos und Online-Diensten, deren Rechnungen oft nur als E-Mail-Anhang oder Link kommen und sonst beim Monatsabschluss fehlen würden.
Die Suche läuft monatlich und passt damit zum Monatsabschluss in der Funktion Buchhaltung. Sie müssen nicht jede Woche selbst Postfächer durchgehen, sondern prüfen einmal im Monat, was die Google Drive Integration abgelegt hat. Danach arbeiten Sie die Checkliste ab und erstellen den Export für Ihren Steuerberater.
Wenn Sie Google Drive anbinden, haben gefundene Rechnungen einen festen Platz außerhalb des Postfachs. Sie sind gesammelt, statt in vielen E-Mails verstreut, und Sie behalten die Belege in Ihrem eigenen Speicher. Für Firmen, die ohnehin mit Google arbeiten, ist das ein naheliegender Ort für die monatliche Belegablage.
Um Google Drive mit Armiflow zu verbinden, brauchen Sie ein Google-Konto mit Drive. Die Verbindung stellen Sie in Armiflow her, Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Danach übernimmt der monatliche KI-Helfer die Suche. Wo genau Sie die Verbindung einrichten und welche Optionen es gibt, zeigt Ihnen die App.
Ja, denn fehlende Rechnungen sind der häufigste Grund für Rückfragen aus der Kanzlei. Mit der Google Drive Integration finden Sie viele dieser Belege, bevor Sie die Monatsabschluss-Checkliste abarbeiten. Danach ordnet Armiflow Zahlungen aus den Auszügen den Eingangsrechnungen zu, und der Export geht vollständiger an den Steuerberater.
Der MCP-Server von Armiflow nennt Drive ausdrücklich unter den Bereichen, die per KI-Chat erreichbar sind, neben Firmensuche, Agenten, Berichten, Social Posts und Terminen. So sprechen Sie Armiflow etwa aus Claude an. Die Rechte lassen sich je Zugang einschränken, damit ein KI-Tool nur das darf, was Sie erlauben.
Nein, beides ergänzt sich. Der Dateimanager von Armiflow verwaltet Dateien im System und bietet Upload-Links, über die Kunden Ihnen Unterlagen schicken können. Google Drive dient dagegen als Ablage für die Rechnungen, die der monatliche KI-Helfer in Ihren Postfächern findet. Sie nutzen also jeweils das passende Werkzeug.
Die Google Drive Integration legt Rechnungen in Ihrem eigenen Google-Konto ab, Armiflow speichert dafür die Zugangsdaten verschlüsselt. Ob Ihr Google-Konto die Anforderungen der DSGVO erfüllt, etwa durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klären Sie mit Google und Ihrer Datenschutzberatung, da Sie den Speicher selbst auswählen.
Ja, und das ist gewollt. Die KI sucht und legt ab, die Entscheidung über Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt bei Ihnen. Sehen Sie die neuen Belege in Google Drive durch, bevor Sie den Monat abschließen. So kommen keine privaten oder falschen Dokumente in die Unterlagen für den Steuerberater.
Nur Personen, die mit Belegen arbeiten, etwa Buchhaltung und Geschäftsführung. Die Freigaben im Drive verwalten Sie in Ihrem Google-Konto, in Armiflow regeln Rollen, wer die Buchhaltung sieht. So bleibt die Google Drive Integration auf die Personen beschränkt, die Rechnungen tatsächlich prüfen und zuordnen müssen.
Prüfen Sie, welches Google-Konto Sie verwenden, am besten ein Firmenkonto statt eines privaten, ob genug Speicher frei ist und wer darauf Zugriff hat. Klären Sie den Datenschutz, etwa einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Google. Dann arbeitet die Google Drive Integration von Beginn an in einem geordneten Konto.
Häufige Fehler sind ein privates Google-Konto statt eines Firmenkontos, zu weit freigegebene Ordner und Ablagen, die nie geprüft werden. Auch Belege, die zwar abgelegt, aber im Monatsabschluss nicht berücksichtigt werden, sind ein Klassiker. Prüfen Sie die Ablage jeden Monat und arbeiten Sie danach die Checkliste ab.
Der KI-Helfer findet Rechnungen und legt sie ab, die KI liest Auszüge und ordnet Zahlungen Eingangsrechnungen zu. Zusammen ergibt das einen vollständigeren Monat. Prüfen Sie zuerst die Ablage, dann die Zuordnungen. So greift die Google Drive Integration genau dort, wo sonst Belege für die Zuordnung fehlen würden.
Wie Sie die Verbindung trennen, zeigt die App. Bereits abgelegte Rechnungen liegen in Ihrem eigenen Google-Konto und bleiben dort, bis Sie selbst etwas ändern. Planen Sie vor dem Trennen, wo der KI-Helfer künftige Funde ablegen soll, damit der nächste Monatsabschluss nicht ohne Belege dasteht.
Sie sehen die abgelegten Rechnungen durch, die KI ordnet Zahlungen aus Ihren Auszügen den Eingangsrechnungen zu, und die Checkliste zeigt verbleibende Lücken. Danach erstellen Sie den Export für BMD, RZL, DATEV oder als CSV und senden die E-Mail mit den USt-Werten an den Steuerberater.
Der KI-Helfer sucht in den Postfächern nach Rechnungen. Welche Postfächer einbezogen werden, sehen Sie in der App. Verbinden Sie nach Möglichkeit nur geschäftliche Postfächer, damit private Nachrichten gar nicht erst erfasst werden. Das ist auch aus Sicht der DSGVO der sauberste Weg, weil Sie so nur die nötigen Daten verarbeiten.
Ja, gerade für Einzelunternehmer, die die Buchhaltung neben dem Tagesgeschäft erledigen. Der monatliche KI-Helfer nimmt die Suche nach Belegen ab, Sie prüfen nur noch. Ob die Funktion Buchhaltung in Ihrem Paket enthalten ist, steht auf der Preisseite. Die Angaben können sich ändern, aktuelle Werte finden Sie dort.
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