Fuhrparkmanagement Software, die an jede Frist denkt.

Zu jedem Fahrzeug gehören Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrgestellnummer (VIN), Kilometerstand und ein Foto. Dazu kommen der zuständige Fahrer, die Besitzart und bei Leasing die Leasingrate. Fristen und Log-Einträge hängen ebenfalls am Fahrzeug. Damit finden Sie alle Angaben zu einem Wagen an einer Stelle statt verteilt auf Ordner und Tabellen.

Ja. Jedem Fahrzeug ordnen Sie einen Fahrer zu, damit klar ist, wer den Wagen nutzt und Ansprechperson für Service oder Strafen ist. Wechselt das Fahrzeug, ändern Sie die Zuordnung am Datenblatt. Weil es sich um personenbezogene Daten handelt, steuern Rollen in Armiflow, wer die Zuordnung sehen darf.

Ja. Die Fuhrparkmanagement Software führt je Fahrzeug eine Service-Historie mit allen erledigten Wartungen und zeigt den nächsten fälligen Service. Zusammen mit der Service-Frist und der Erinnerung 60 Tage vorher sehen Sie so auf einen Blick, wann ein Wagen zuletzt in der Werkstatt war und wann er wieder hin muss.

Aus der Frist entsteht eine Aufgabe in Armiflow mit Fälligkeit. Aufgaben haben Priorität, lassen sich einer oder mehreren Personen zuweisen und erscheinen in deren Aufgabenliste. So landet etwa die nächste Begutachtung bei der Person, die den Werkstatttermin ausmacht, statt in einer Notiz, die niemand liest.

Das Fahrzeug-Log kennt die Kategorien Tanken, Service, Reparatur, Reifen, Schaden, Strafen und Maut. Jeder Eintrag hat einen Betrag, sodass Kosten nach Fahrzeug und Art ausgewertet werden können. Die Kategorien decken die laufenden Ausgaben eines Fahrzeugs ab, von der Tankfüllung bis zum Strafzettel.

Den Durchschnittsverbrauch zeigt die Fuhrparkmanagement Software je Fahrzeug aus Ihren Einträgen im Fahrzeug-Log, vor allem aus der Kategorie Tanken. Je vollständiger und regelmäßiger Sie Betankungen erfassen, desto aussagekräftiger ist der Wert. Ein auffällig steigender Verbrauch kann ein Hinweis auf einen fälligen Service oder eine andere Fahrweise sein.

Ja. Strafen und Maut sind eigene Kategorien im Fahrzeug-Log. Sie erfassen den Betrag am betroffenen Fahrzeug und sehen später, welche Kosten dort angefallen sind. Über die Fahrerzuordnung wissen Sie, wer den Wagen in der Regel nutzt. Wie Sie intern mit Strafen umgehen, regeln Sie selbst.

Ja. Je Fahrzeug verwalten Sie Reifensätze für Sommer, Winter oder Ganzjahr mit DOT-Nummer, Profil und der Angabe, ob der Satz eingelagert ist. Erinnerungen helfen beim rechtzeitigen Wechsel. Reifenwechsel und Reifenkosten erfassen Sie zusätzlich im Fahrzeug-Log in der Kategorie Reifen, sodass die Fuhrparkmanagement Software auch die Reifenkosten je Fahrzeug zeigt.

Ja. Laufende Kosten wie Leasing, Kredit, Haftpflicht, Kasko, Steuer, GPS-Gebühr, Parken, Club und Wartung hinterlegen Sie je Fahrzeug mit Rhythmus, Vertragsende und Dokumenten. Armiflow rechnet daraus die Monatskosten je Fahrzeug. Die Belege selbst verbuchen Sie weiterhin in der Buchhaltung von Armiflow, die einen Export für BMD, RZL und DATEV bietet.

Nein. GPS und Telematik sind für die Fuhrparkmanagement Software geplant, ein Anbieter ist aber nicht festgelegt und ein Termin nicht zugesagt. Standort, Fahrtrouten oder Fahrverhalten zeichnet Armiflow daher nicht auf. Wer eine Ortung braucht, nutzt dafür ein eigenes Telematiksystem neben Armiflow.

Nein, eine Führerscheinkontrolle gibt es im Modul nicht. Wenn Sie Führerscheine Ihrer Fahrer regelmäßig prüfen, organisieren Sie das weiterhin selbst. Eine wiederkehrende Aufgabe in Armiflow kann Sie daran erinnern, etwa einmal im Halbjahr. Ein Nachweis über die Prüfung wird vom Modul nicht geführt.

§ 57a KFG regelt in Österreich die wiederkehrende Begutachtung von Fahrzeugen, umgangssprachlich das Pickerl. Wann die Begutachtung fällig ist, hängt vom Fahrzeug und seinem Alter ab. In Armiflow tragen Sie den Termin am Fahrzeug ein und erhalten 60 Tage vorher eine Erinnerung. Die Fristen selbst prüfen Sie anhand Ihrer Fahrzeugpapiere.

Ja. Das Leasingende ist eine der vier Fristarten. Armiflow erinnert 60 Tage vorher, damit Sie rechtzeitig über Rückgabe, Verlängerung oder Übernahme entscheiden und Angebote für ein Nachfolgefahrzeug einholen können. Zusammen mit der hinterlegten Leasingrate sehen Sie, was das Fahrzeug bisher gekostet hat.

Die Versicherung ist eine eigene Fristart je Fahrzeug. Sie tragen den Termin ein, etwa die Hauptfälligkeit, und Armiflow meldet ihn 60 Tage vorher. So bleibt Zeit, Konditionen zu vergleichen oder mit dem Makler zu sprechen. Die Prämie für Haftpflicht oder Kasko hinterlegen Sie als laufende Kosten mit Rhythmus und Vertragsende.

Das Modul hat einen eigenen Menüpunkt namens Fuhrpark. Dort sehen Sie die Fahrzeugliste, öffnen einzelne Datenblätter und tragen Fristen und Log-Einträge ein. Der Fuhrpark gehört zu den Funktionen von Basic und Pro, beide Pakete testen Sie 14 Tage kostenlos. Details finden Sie auf der Preisseite.

Wer welche Daten sieht, steuern Sie über Rollen in Armiflow. So kann die Disposition Fristen und Kilometerstände pflegen, während Kostenauswertungen nur der Geschäftsführung offenstehen. Zwei-Faktor-Anmeldung schützt zusätzlich die Konten. Das ist wichtig, weil Fahrerzuordnung und Strafen personenbezogene Daten sind.

Jedes Kundenkonto hat ein getrenntes Datenbank-Schema, Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, und es gibt tägliche Backups. Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollen steuern den Zugriff in der Fuhrparkmanagement Software. Auskunft und Löschung nach DSGVO Art. 15 und 17 bearbeiten Sie direkt aus dem CRM.

Die Kosten im Fahrzeug-Log dienen der Auswertung je Fahrzeug. Die zugehörigen Belege, etwa Tank- oder Werkstattrechnungen, verbuchen Sie in der Buchhaltung von Armiflow. Dort ordnen Sie Belege zu und exportieren für BMD, RZL oder DATEV. Eine automatische Verbindung zwischen Log-Eintrag und Buchung beschreibt die Produktinformation nicht.

Ja, gerade kleine Betriebe vergessen Fristen leicht, weil niemand den Fuhrpark hauptberuflich betreut. Schon bei zwei oder drei Fahrzeugen sorgt die Erinnerung 60 Tage vorher dafür, dass Pickerl, Service und Versicherung nicht durchrutschen. Die Kostenübersicht zeigt zudem früh, wenn ein Fahrzeug unwirtschaftlich wird.

Den Kilometerstand tragen Sie am Datenblatt des Fahrzeugs ein und aktualisieren ihn dort, zum Beispiel nach einem Service. Nutzen Sie zusätzlich das Modul Vermietung, übernimmt Armiflow den Kilometerstand automatisch aus dem Übergabe- und Rückgabeprotokoll. Eine automatische Übertragung aus dem Fahrzeug per Telematik gibt es nicht.